"To dage? Det tog seks uger sidst, vi skiftede system." Det er den mest almindelige reaktion, når vi siger, hvor lang tid en Giki-onboarding tager. Og skepsisen er fortjent — de fleste har prøvet implementeringer, hvor workshops afløste workshops, og systemet stadig var tomt tre måneder senere.
Forskellen ligger ikke i, at vi arbejder hurtigere. Den ligger i, hvad tiden bruges på.
Det meste af arbejdet er allerede gjort — af jer
En klassisk implementering starter forfra: hvad hedder afdelingerne, hvem er ansat, hvilke dokumenter har I, hvilket udstyr står der? Uger af møder for at genindtaste viden, virksomheden allerede har.
Gikis onboarding starter i den anden ende. I bygger jeres verden med fire spørgsmål — og ud fra branchen og jeres svar forudfylder pakken sig selv: organisationen med de roller, jeres type virksomhed har, de faste opgaver, rutinerne, dokumenterne bag de standarder, I har krydset af, og lovkravene, der gælder jer under alle omstændigheder.
Derefter retter I til, i stedet for at taste ind. Det er forskellen på at skrive en stil og rette en kladde.
Hullerne styrer samtalen
Mens I udfylder, tæller pakken selv: ni områder, og ved hvert område står der ærligt, hvad der mangler — "8 roller har ingen e-mail", "der er ikke valgt nogen rutiner". Når vi mødes, er dagsordenen derfor ikke "lad os gennemgå det hele". Den er listen af huller.
Og de beslutninger, der ikke KAN forudfyldes, lader vi være med at gætte på. Hvem der skal godkende det sidste trin i en afvigelse, er en beslutning om jeres organisation — den tager vi sammen, ved gennemgangen. Systemet finder aldrig selv på et svar dér.
Dag to slutter med opgaver på tavler
Når pakken er gennemgået, skriver vi den ind i jeres konto. Ikke som en tom skal med logins — men med organisationsdiagrammet på plads, rutinerne som flows, dokumenterne på deres pladser og de faste opgaver på navngivne personers tavler.
Det, der plejede at være seks ugers projekt, er to dage — fordi de seks uger mest bestod af at flytte viden fra jeres hoveder ind i et system i hånden. Nu gør pakken flytningen, og menneskerne bruges dér, hvor de faktisk er nødvendige: på beslutningerne.